4.2 Grondslagen van de financiële verslaggeving

Algemeen 

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Tenzij bij de desbetreffende balanspost anders is vermeld, worden passiva opgenomen tegen nominale waarde. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken en vaststelling van de jaarrekening bekend zijn geworden. 

Balans – Activa 

Vaste activa 
1. Immateriële vaste activa 
De immateriële vaste activa bestaan uit bijdragen aan activa in eigendom van derden. Op deze activa wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van de activa waarvoor de bijdrage aan derden is verstrekt, maar niet langer dan de afschrijvingstermijn die door de derde partij wordt gehanteerd. Het afschrijven op de bijdragen aan activa in eigendom van derden start in het jaar na ingebruikname van het actief. Het minimale activeringsbedrag is € 0,1 miljoen.  

2. Materiële vaste activa  
De provincie Utrecht kent de volgende categorieën investeringen: 
a)   investeringen met een economisch nut; 
b)   investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. 
Alle investeringen boven € 0,1 miljoen worden geactiveerd. Het afschrijven op investeringen start in het jaar na ingebruikname van het actief. De materiële vaste activa zijn opgenomen tegen de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief en de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. De naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De afschrijvingen vinden lineair en onafhankelijk van het resultaat plaats. De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de Nota Investeren, Waarderen en Exploiteren van 29 maart 2022 en zijn als volgt:  

3. Financiële vaste activa   
De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten), onder aftrek van aflossingen, afschrijvingslasten en afwaarderingen door duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van financiële vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid op de boekwaarde in mindering gebracht. 
Participaties in het aandelenkapitaal van NV’s en BV’s (kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen) zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs van de aandelen. Indien de marktwaarde van de duurzaam daalt tot onder de verkrijgingsprijs, vindt afwaardering naar deze lagere marktwaarde plaats of wordt een voorziening getroffen. 

Vlottende activa 

4. Voorraden 

a. Grond- en hulpstoffen 
De voorraad grond- en hulpstoffen heeft betrekking op materiaal voor de tram. De waardering is gebaseerd op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van de materialen. Voor eventuele incourante voorraden wordt een voorziening getroffen. 

b. Onderhanden werk, waaronder bouwgronden in exploitatie 
Bouwgronden in exploitatie worden gewaardeerd op de vervaardigingsprijs of duurzaam lagere marktwaarde. De “rode projecten” van de gebiedsontwikkeling Hart van de Heuvelrug/Vliegbasis Soesterberg worden in de balans opgenomen als onderhanden werk (bouwgronden in exploitatie). Deze projecten worden gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs, hierop wordt niet afgeschreven. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de grond en de overige kosten die rechtstreeks kunnen worden toegerekend aan de grondexploitatie. Er worden geen indirecte kosten toegerekend aan de vervaardigingsprijs. Indien er sprake is van externe financiering, wordt rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief toegerekend als onderdeel van de vervaardigingsprijs. Wanneer de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, vindt afwaardering plaats naar de lagere marktwaarde. In dat geval wordt hiervoor een (verlies)voorziening gevormd. Om te bepalen of er sprake is van lagere marktwaarde en voor de berekening van de Percentage of Completion ('POC'), worden de grondexploitaties afzonderlijk bekeken. 

Winstneming 
Voor winstneming wordt de POC-methode gehanteerd: voor elk van de grondexploitaties wordt voor zover gronden zijn verkocht en opbrengsten zijn gerealiseerd, tussentijds naar rato van de voortgang van de kosten en de opbrengsten winst genomen. Conform het BBV wordt alleen winst genomen op projecten waarvan de looptijd minder dan 10 jaar is.

Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, bestaat er voldoende zekerheid om winst te kunnen nemen: 

1. het resultaat op de grondexploitatie ('GREX') kan betrouwbaar worden ingeschat; en 

2. de grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; en 

3. de kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie gerealiseerd). 

De winstneming wordt als volgt berekend:  

1. % gerealiseerde kosten = gerealiseerde kosten / geraamde kosten looptijd GREX; 

2. % gerealiseerde opbrengst = gerealiseerde opbrengst / geraamde opbrengst looptijd GREX; 

3. POC = % gerealiseerde kosten  /  % gerealiseerde opbrengst; 

4. winstneming = POC  x  verwacht resultaat van de GREX. 

c. Gereed product en handelsgoederen 
Alle gronden die voor het programma Agenda Vitaal Platteland ('AVP') en het Natuurnetwerk Nederland ('NNN') worden aangekocht worden geactiveerd op de balans in de Grondvoorraad AVP tegen de verkrijgingsprijs, of de lagere marktwaarde. De lagere marktwaarde wordt bepaald op basis van de toekomstige (natuur)bestemming van de grond.

5. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar 
Vorderingen worden gewaardeerd op nominale waarde, eventueel verminderd met een voorziening voor oninbaarheid. 

6. Liquide middelen 
De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. 

7. Overlopende activa 
Deze worden gewaardeerd tegen nominale waarde of lagere marktwaarde. 

Balans – Passiva 

Vaste passiva 
8. Eigen vermogen 
Het eigen vermogen bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves en het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten. Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan Provinciale Staten een bepaalde bestemming hebben gegeven.  

9. Voorzieningen 
Onder de voorzieningen zijn opgenomen: 

• verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op het moment van opstellen van de jaarrekening onzeker is, maar redelijkerwijs kan worden ingeschat; 

• op de balansdatum bestaande risico’s met betrekking tot te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs kan worden ingeschat; 

• kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, waarbij het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. 
   

Uitzondering hierop zijn voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren die van de Europese en Nederlandse overheidslichamen zijn ontvangen. Deze voorschotbedragen worden onder de overlopende passiva verantwoord. 

Voorzieningen worden gewaardeerd op nominale waarde, met uitzondering van de voorziening Pensioenen Gedeputeerden.
Het pensioen voor gedeputeerden is geregeld in de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa). Vanaf 1 januari 2028 gaan de pensioenen van politieke ambtsdragers over naar het nieuwe pensioenstelsel en wordt het overgedragen aan het ABP. Door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is een prognose gemaakt van het benodigd vermogen op 1 januari 2028 op basis van inkoop Wtp bij ABP en de hoogte van de verplichting per 1 januari 2025.
De voorziening is gemuteerd volgens de stellige uitspraak van het BBV op 3 december 2025. De hoogte van de voorziening is per 31 december 2025 gelijkgesteld met het ingeschat benodigd vermogen op 1 januari 2028 op basis van inkoop Wtp bij ABP.

10. Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer 
De langlopende schulden worden gewaardeerd op nominale waarde. 

Vlottende passiva 
11. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar 
De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

12. Overlopende passiva 
De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

Buiten de balans opgenomen bedragen 
Gewaarborgde geldlening en garantstellingen 
De schuldrestanten per einde van het boekjaar van de door de provincie gewaarborgde geldleningen en garantstellingen zijn buiten de balanstelling gehouden. In de toelichting op de balans is een overzicht van de gewaarborgde geldleningen en garantstellingen opgenomen. 

Niet uit de balans blijkende verplichtingen 
De niet uit de balans blijkende verplichtingen zijn verplichtingen die niet in de balans tot uitdrukking komen op basis van de wet- en regelgeving (BBV). Het gaat hierbij om contracten waarbij de resterende contractwaarde per contract op balansdatum groter is dan € 2,5 miljoen. Dit conform de Financiële verordening provincie Utrecht, artikel 18. 

Normenkader rechtmatigheid 
Om te kunnen bepalen of de provincie financieel rechtmatig handelt, hebben Provinciale Staten (PS) op 17-12-2025  UTSP-1817509148-274 een normenkader rechtmatigheid vastgesteld. In het normenkader is alle voor de financiële rechtmatigheid van belang zijnde externe en interne wet- en regelgeving opgenomen.  De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheershandelingen. Het gaat hierbij zowel om Europese regelgeving, wettelijke bepalingen als eigen regelgeving, zoals verordeningen vastgesteld door PS. In dit kader zijn bij de wettelijke bepalingen alleen de financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsrichtlijnen.  

Wettelijke bepalingen rond bijvoorbeeld naleving van privacyregels vallen hier bijvoorbeeld niet onder. Uiteraard moet de provincie ook deze regels naleven, maar bij het opstellen van de rechtmatigheids-verantwoording (RMV) spelen zij geen rol. Voor verordeningen geldt dat alle provinciale verordeningen voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen deel uitmaken van het normenkader. Ook andere besluiten van PS met een kaderstellend karakter die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen zijn een verplicht onderdeel van het normenkader (begroting, PS besluiten over investeringsvoorstellen, beleidsnota’s). 

Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar opnieuw vastgesteld. Hier verderop zal ingegaan worden op de 3 rechtmatigheidscriteria (voorwaarden, M&O en begroting) waarover verantwoording moet worden afgelegd in de RMV. 
 
De voor de rechtmatigheid de richtlijnen zoals opgenomen in de “Kadernota Rechtmatigheid 2025” die is opgesteld door de commissie Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (commissie BBV). In deze toelichting gaan we nader in op de begrotingsrechtmatigheid, het voorwaardencriterium en het Misbruik en Oneigenlijk gebruik-criterium (M&O). 
 
Begrotingsrechtmatigheid 
Het begrotingskader ligt vast in de programmabegroting (plus begrotingswijzigingen). Binnen dit kader is het college van Gedeputeerde staten bevoegd verplichtingen aan te gaan, respectievelijk uitgaven te doen. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld aan de hand van de financiële verordening, de richtlijnen zoals opgenomen in de Kadernota Rechtmatigheid 2025 en de Q&A’s van de commissie BBV.

Voorwaardencriterium 
Bij het voorwaardencriterium gaat het erom in hoeverre de provincie de bepalingen in de wet- en regelgeving heeft nageleefd. Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole wordt primair voor GS en de Rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. In zijn algemeenheid geldt dat kaderstellende collegebesluiten slechts onder de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole vallen voor zover de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of PS-besluiten c.q. verordeningen. Hierdoor valt bijvoorbeeld het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid, voor zover het geen Europese aanbestedingen betreft, buiten het normenkader van de rechtmatigheidscontrole. 
 
M&O-criterium  
Het M&O-criterium valt ook onder rechtmatigheid en de RMV. Hiervoor is in 2022 door PS een beleidsnota vastgesteld. Deze wordt als kapstok gehanteerd om binnen het eigen domein de risico’s hieromtrent te signaleren en te mitigeren.