3.9 Wet open overheid

Vanaf 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo is bedoeld om overheden transparanter te maken en ervoor te zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo wordt ook steeds meer gezien als een cultuurwet waarbij overheden klantgerichter en bewuster informatie produceren, verwerken, delen en openbaar maken. Dit om transparant te zijn en om verantwoording af te leggen aan de buitenwereld.  

Het uitgangspunt van de Woo is "Openbaar, tenzij...". De informatie dient openbaar gemaakt te worden, tenzij er sprake is van informatie die onder een van de uitzonderingsgronden in de wet wordt genoemd. Voorbeelden van dergelijke informatie is wanneer het gaat om persoonsgegevens van ambtenaren of burgers, vertrouwelijke financiële gegevens van overheden of derde partijen, of persoonlijke beleidsopvattingen en conceptversies van documenten. De informatie die onder een uitzonderingsgrond valt, hoeft niet openbaar gemaakt te worden.  

De Woo bestaat feitelijk uit drie onderdelen: 

• Passieve openbaarmaking (Woo-verzoeken als besluit publiceren); 

• Actieve openbaarmaking (15 informatiecategorieën uit eigen beweging en initiatief publiceren); 

• Informatiehuishouding op orde. 

Passieve openbaarmaking: Openbaarmakingsplicht op verzoek; de overheid maakt informatie openbaar als iemand erom vraagt. We zijn inmiddels aangesloten op de landelijke verwijsindex: Woo-index Provincie Utrecht | Overheid.nl. Op basis van de Woo kan eenieder informatie die is neergelegd in documenten bij overheidsorganisaties opvragen via een Woo-verzoek. Degene die informatie opvraagt, hoeft geen belang te stellen bij het verzoek. De overheid moet in principe binnen vier weken een besluit op het Woo-verzoek nemen.  

Nieuw bij de Woo is de verplichting om ook actief informatie openbaar te maken. De wet vraagt ons om stapsgewijs uit eigen beweging de documenten passend bij 17 informatiecategorieën actief openbaar te maken. Dit betreft een inspanningsverplichting tot actief openbaar maken van in ieder geval informatie betreffende beleid, inclusief de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie (art 3.1) en het verplicht actief openbaar maken van documenten (art 3.3), waarvan er 15 van toepassing zijn op de provincie Utrecht. Dit gebeurt in tranches. Tranche 1 ging in op 1 november 2024. Vanaf 2027 volgen de overige drie tranches. Deze zijn vertraagd mede door extra benodigde werkzaamheden aan de zijde van het Rijk om technische randvoorwaarden voor alle overheden rond de Woo-index gereed te hebben. De precieze deadlines worden op een later moment bekend gemaakt door de rijksoverheid. De planning vanuit de provincie is wel ongewijzigd gebleven en ligt nog altijd op schema. 

Het op orde brengen van de Informatiehuishouding is het derde onderdeel (art 2.4 en 6.1) en omvat ook de monitoring hiervan. De documenten die deel uitmaken van één van de 15 informatiecategorieën uit de Woo moeten, zonder dat hier actief om gevraagd wordt, actief gepubliceerd worden op de landelijke Woo-index. Hiervoor is een periode van 2022 tot 2030 uitgetrokken om dit te realiseren. 

Hierna worden de drie onderdelen kort besproken qua terugblik op 2025. 

3.9.1 Passieve openbaarmaking (Woo-verzoeken) 

Prestaties en terugblik op 2025:

Tabel met kerncijfers Woo-verzoeken. 

Toelichting op de prestaties en ontwikkelingen: 
De top 3 onderwerpen zijn wolf, natuur/overige beschermde diersoorten en windturbines/energietransitie. Een enkele veelvrager rondom met name het onderwerp wolf legt zwaar beslag op uitvoeringscapaciteit. Daarnaast komen er steeds grotere en complexere Woo-verzoeken: > 50 tot 400 gevraagde (en mogelijk te lakken) documenten bij meerdere afdelingen zijn voorgekomen. Lessen die we hieruit getrokken hebben zijn het invoeren van het vier-ogen principe en structureel extra ambtelijke uitvoeringscapaciteit voor onder andere het publiceren en beheren van Woo-documenten. En betere informatievoorzieningen rond het anonimiseren van publicaties. Hiervoor is urgentie en draagvlak bij directie bereikt voor meer centrale capaciteit bij Juridische Zaken (JZ) rond Woo-verzoeken, anonimiseren, publiceren en beheer.  

Een trend die wij waarnemen is dat er meer Woo-verzoeken zijn die bij meerdere overheidsinstanties tegelijk worden ingediend. Dit kan betekenen dat alle twaalf provincies hetzelfde Woo-verzoek ontvangen, maar ook dat naast de provincie ook diverse gemeenten, omgevingsdiensten of ministeries een gelijkluidend verzoek ontvangen. In deze situaties is afstemming tussen overheden noodzakelijk om de beantwoording van het Woo-verzoek onderling zo gelijk mogelijk te houden. Ook de behoefte aan betere IV-ondersteuning is opgepakt zoals het zoeken, anonimiseren, publiceren, workflow ondersteuning en dashboarding/reporting. Deze wordt grotendeels binnen project Open Overheid gerealiseerd. Wat niet gerealiseerd kan worden, wordt opgenomen in het meerjarenplan ‘Informatiehuishouding op orde’. 

Door al deze ontwikkelingen is er stijgende druk op de uitvoering, integrale afstemming binnen en buiten de provincie en administratie stijgt en blijft naar verwachting stijgen. 

3.9.2 Actieve openbaarmaking 

In 2025 heeft de provincie Utrecht vervolgstappen gezet in de actieve openbaarmaking volgens de Wet open overheid (Woo). De basis is gelegd, processen zijn ingericht en de eerste interne campagne voor bewustwording en kennisvergroting heeft gedraaid. 

Prestaties en terugblik op 2025: 
De Campagne ‘Utrecht werkt ZO (zorgvuldig en open) is intern gelanceerd voor meer structurele aandacht, bewustwording, kennis en handelingsperspectieven rondom de wet open overheid voor medewerkers, bestuurders en management. Er zijn impactwebinars gehouden, met een bereikte deelname van 63% van leidinggevenden voor bewustwording, kennis en handelingsperspectieven rond Woo. Teamsessies en pubquizzen hebben laagdrempelig en interactief kennis en bewustwording vergroot bij teamleiders en hun teams. Er is ook afstemming geweest met interne stakeholders voor verfijning van processen en werkwijze volgens Woo. De Provincie Utrecht publiceert nu ongeveer 80 % aan documenten en informatie van de op termijn verplichte actieve informatiecategorieën op haar website. Voorbereidingen om te kunnen voldoen aan toekomstige verplichtingen per 2027+ (tranche 2, 3 en 4) worden verder voorbereid.

3.9.3 Informatiehuishouding op orde 
Prestaties en terugblik op 2025: 
Er is een heldere architectuurvisie voor doorontwikkeling rondom Woo opgesteld. Publicatieprocessen zijn opgesteld ten behoeve van het kwaliteitshandboek. Er zijn nulmetingen rond informatiehuishouding bij teams uitgevoerd. Er zijn trainingen georganiseerd over kwaliteit, archivering en digitale samenwerking. Er is een Woo-dashboard (prototype) ontwikkeld voor de Woo-verzoeken en er is door de provincie actief uit eigen beweging kennis en ervaringen gedeeld in het Interprovinciaal Overleg (IPO) vanwege gezamenlijke uitdagingen voor een betere Woo-compliant informatiehuishouding. Om sneller en volgens Woo richtlijnen te kunnen publiceren is het nieuwe Woo-publicatieportaal, open.provincie-utrecht.nl, ingevoerd voor te publiceren nieuwe Woo-besluiten en toekomstig aan te sluiten actieve informatiecategorieën zoals adviezen, onderzoeksrapporten en convenanten. Samen met de hoofdgebruikers is nieuwe anonimiseersoftware geselecteerd voor met name JZ (Woo-verzoeken), Griffie en VVN/Servicebureau, zodat er sneller en efficiënter gewerkt kan worden. Er is ook een start gemaakt met eerste instructiekaarten voor provinciemedewerkers, management en bestuurders rond belangrijke onderwerpen zoals chatten, goede informatieverwerking en archivering.  

Ook in 2026 zal de provincie met urgentie voor het onderwerp Woo resultaten willen blijven realiseren om organisatie, processen en systemen verder in lijn te brengen met de Woo-richtlijnen en technische kaders en randvoorwaarden vanuit het Rijk.