Een goede bedrijfsvoering vormt de basis voor goed bestuur en het kunnen realiseren van maatschappelijke doelen onze provincie. Het afgelopen jaar is dan ook volop in de bedrijfsvoering geïnvesteerd. Halverwege dit jaar hebben we Provinciale Staten daar over geïnformeerd via de Statenbrief M24-103 Prioritering bedrijfsvoering.
Geen achterstanden meer in subsidieafhandeling en voldoen aan termijnen
Een belangrijk onderdeel om te kunnen voldoen aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de provincie Utrecht is het inzetten van het instrument subsidies. Dit jaar is er hard gewerkt om de administratieve achterstanden van subsidies weg te werken. Dat is gelukt. Momenteel wordt 83% (begrotingsdoel 95%) van alle subsidieaanvragen tijdig afgehandeld. Dat terwijl de realisatie in 2023 slechts 35% was en in 2024 op 60% lag. We streven ernaar om volgend jaar het verschil van te overbruggen.
Formele rechtmatigheidsfouten
Formele rechtmatigheidsfouten zijn afwijkingen die niet meetellen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Conform de Kadernota rechtmatigheid 2025 is het wel mogelijk om dergelijke afwijkingen te benoemen in deze paragraaf. Hieronder volgen een tweetal van deze afwijkingen.
- De provincie verstrekt onder andere begrotingssubsidies. In 2025 heeft de Raad van State (in de zaak van de gemeente Peel en Maas) een uitspraak gedaan dat - vanuit oogpunt van het gelijkheidsbeginsel - voorafgaand aan de verlening van een begrotingssubsidie een voornemen tot subsidieverlening gepubliceerd dient te worden. Echter, wanneer bij deze dossiers goed onderbouwd kan worden dat er geen reële mededinging in de markt aanwezig is voor de betreffende activiteiten, dan wordt er wel naar de ‘geest’ van de wet gehandeld én is er geen sprake van een mogelijke rechtmatigheidsfout met financiële gevolgen. Naar aanleiding hiervan heeft de provincie de begrotingsdossiers die daarvoor in aanmerking komen aanvullend gemotiveerd en beoordeeld. Hieruit is naar voren gekomen dat de verstrekte begrotingssubsidies voorzien zijn van een plausibele motivatie. Vanaf begin 2026 is de werkwijze rondom begrotingssubsidies zodanig aangepast dat wordt voldaan aan de uitspraak van de Raad van State.
- De provincie heeft de vaststelling van een subsidie in 2025 gedaan o.b.v. een rapport van feitelijke bevindingen, terwijl in de verleningsbeschikking is gesteld dat de aanvraag tot definitieve vaststelling van deze subsidie vergezeld dient te gaan met een controleverklaring. Afweging: een rapport van feitelijke bevindingen biedt niet de mate van zekerheid aan die een gebruiker wel aan een controleverklaring kan ontlenen. Op grond van toetsing van deze casus aan de Kadernota Rechtmatigheid heeft de provincie het standpunt ingenomen dat bij deze specifieke casus sprake is van een formele rechtmatigheidsfout. Inmiddels zijn verbeteracties genomen (waaronder een interne training om de onderscheiden accountantsproducten te duiden) om de naleving van dit formele aspect in de toekomst beter te borgen.
Aanbestedingsklachten 2025
In de loop van 2024 heeft de provincie besloten de inhoudelijke behandeling van klachten bij aanbestedingen extern te beleggen. Over 2025 zijn er door het Klachtenloket van de provincie Utrecht twee aanbestedingsklachten ontvangen. Eén hiervan is door bemiddeling opgelost, één is extern behandeld en als ongegrond aangemerkt. Om dit in perspectief te plaatsen, er zijn in 2025 door de provincie Utrecht 253 aanbestedingen georganiseerd, dat is inclusief de inhuurprocedures via het Dynamisch Aankoop Systeem. Er zijn géén klachten ingediend bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.
Verduurzaming vastgoed en organisatie
Sinds 2022 nemen we onze verantwoordelijkheid als het gaat om het faciliteren van de opvang van Oekraïense ontheemden in het provinciehuis. Zowel voor de inwoners van de provincie Utrecht als onze eigen organisatie proberen we een voorbeeld te zijn als het gaat om CO2-reductie. Voor dat laatste is eerder het Klimaataanpak provinciale organisatie en het programmaplan Energietransitie 2020-2025 opgesteld met als doelen om uiterlijk in 2030 als organisatie netto nul CO ₂ uit te stoten en om in 2040 een energieneutrale organisatie te zijn. Afgelopen jaren zijn er al grote stappen gezet. Dit jaar zijn aanpassingen van de fietsenstalling doorgevoerd en er is een e-bike actie (vrijblijvend proberen van een e-bike) geweest. In 2026 volgt een pilot op deelmobiliteit voor dienstreizen en het meer stimuleren van carpoolen ten aanzien van woon-werkverkeer. Er is ook een Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)-expertteam opgericht en aanbestedingen moeten verplicht langs dat expertteam ter toetsing op aspecten rondom duurzaamheid.
Provinciale Staten heeft ingestemd met een kredietaanvraag voor de renovatie en het verduurzamen van het provinciehuis. De provincie Utrecht heeft het voorlopig ontwerp voor de renovatie en verduurzaming van het Huis voor de provincie eind 2025 afgerond. Hiermee zet de provincie als voorbeeld een belangrijke stap richting haar ambitie: eigen energieneutraal vastgoed in 2035.
Omdat het verduurzamen en renoveren van het provinciehuis als complex project is geoormerkt informeren wij u hier in meer detail over in paragraaf 3.3.4.
Mens en organisatie
Binnen de huidige arbeidsmarkt blijft het een uitdaging om de juiste medewerkers te vinden voor sommige posities binnen de provincie. Enerzijds komt dit door bijvoorbeeld de huidige economie van Nederland en anderzijds komt dit door de vergrijzing en de uitstroom door pensioen en verloop. Meer informatie over de staat van de organisatie van de provincie Utrecht zelf, is jaarlijks opgenomen in de Statenbrief staat van de organisatie .
Om de continuïteit van provinciale werkzaamheden aan maatschappelijke opgaven te borgen, is het soms noodzakelijk om inhuurkrachten in te zetten. Daarom is er een inhuurkader vastgesteld waarin de definitie van inhuur en het kader voor de organisatie helder is gemaakt. Per 1 januari 2025 is het handhavingsmoratorium in het kader van de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) opgeheven. De Belastingdienst handhaaft vanaf deze datum (1-1-2025) op schijnzelfstandigheid. Bij constatering van schijnzelfstandigheid kan de Belastingdienst correctieverplichtingen, naheffingsaanslagen en boetes opleggen. We sturen op onderschrijding van geraamde inhuur. Alle ingehuurde zzp’ers zijn in 2025 getoetst door een externe partij op verzoek van de provincie Utrecht. Uit deze toetsingsgesprekken zijn vooralsnog geen schijnzelfstandigen naar voren gekomen.
Totaalbeeld personeelskosten
Tabel inzet per programma (x €1 miljoen) | realisatie tm 31 december 2025 | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
Programma | Bijgestelde begroting 2025 | Inzet vaste medewerkers (A) | Inzet medewerkers gedekt uit mat. Midd. (B) | Kosten externe inhuur (C) | totaal | Afwijking t.o.v. begroting |
P1 - Ruimtelijke Ontwikkeling | 16,4 | 12,0 | 0,2 | 2,8 | 15,0 | 1,4 |
P2 - Landelijk gebied | 21,6 | 15,6 | 2,0 | 6,4 | 24,0 | -2,4 |
P3 - Bodem, water en milieu | 8,6 | 7,3 | 0,3 | 1,6 | 9,2 | -0,6 |
P4 - Klimaat en Energietransitie | 9,5 | 4,8 | 1,0 | 3,1 | 8,9 | 0,6 |
P5 - Bereikbaarheid Publieke mobiliteit | 10,4 | 7,2 | 0,4 | 2,4 | 10,0 | 0,4 |
P6 - Bereikbaarheid Gezond en veilig | 8,5 | 5,7 | 1,1 | 0,5 | 7,3 | 1,2 |
P7 - Bereikbaarheid Infrastruct. en Benutten | 9,7 | 6,7 | 1,3 | 2,5 | 10,5 | -0,8 |
P8 - Cultuur, erfgoed, recreatie en toerisme | 6,1 | 5,3 | 0,3 | 0,5 | 6,1 | -0,0 |
P9 - Economie | 3,1 | 1,9 | 0,1 | 0,8 | 2,8 | 0,3 |
P10 - Bestuur | 17,6 | 15,4 | 0,0 | 2,0 | 17,4 | 0,2 |
P11 - Overhead | 41,8 | 32,6 | 0,2 | 8,2 | 41,0 | 0,8 |
Investeringsprojecten | 2,5 | 1,2 | 3,7 | -3,7 | ||
Totaal | 153,2 | 117,0 | 6,9 | 32,0 | 155,9 | -2,6 |
In de bijgestelde begroting 2025 is € 153,2 miljoen opgenomen voor loonkosten van de vaste formatie en kosten inhuur van externen. Op concernniveau vindt een lichte afwijking plaats van de begroting op het budget van de personeelskosten. In algemene zin vanwege het afgesproken uitgangspunt om structureel werk in te vullen met vaste medewerkers, ook ingegeven door de Wet DBA, en doordat meer (tijdelijke) medewerkers zijn aangenomen om extra werk te realiseren. Binnen specifieke vakgebieden zijn personeelstekorten waardoor in specifieke situaties wordt ingehuurd. In lijn met het vastgestelde inhuurbeleid is het inhuurpercentage van 23% over 2024 naar 21% in 2025 gedaald.
A. Inzet vaste medewerkers
Het formatiebudget bestaat uit vaste en variabele loonkosten en uit overige personeel gerelateerde kosten.
B. Inzet medewerkers gedekt uit materiële budgetten
In dit onderdeel gaat het om de medewerkers in dienst van onze provincie, van wie de loonkosten worden gedekt uit materiële budgetten (inclusief investeringskredieten). Hierbij gaat het vaak om capaciteitsinzet als onderdeel van (extra) beschikbaar gestelde middelen voor intensivering van beleid en/of de realisatie van investeringsprojecten.
C. Kosten inhuur externen
We ervaren op specifieke terreinen personeelstekorten vanwege de krappe arbeidsmarkt. We huren mensen in vanwege piekbelasting, ziekteverzuim, er specialistische kennis nodig is, of om het werk gedaan te krijgen.
Fraude
Wij worden gefinancierd met publieke middelen. En wij hebben de taak het geld doelmatig, doelgericht en rechtmatig te besteden. Medewerkers (eigen en ingehuurd) dienen integer te handelen. En fraude is verboden en moet worden voorkomen. Wij hanteren als definitie voor fraude “een opzettelijke handeling door 1 of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen”.
We stellen 1 keer per jaar een (concernbrede) frauderisicoanalyse op. Daarin geven we inzicht in de relevante processen waar fraude kan worden gepleegd. Daarin staat:
- De risico’s die we hebben gesignaleerd;
- De beheersmaatregelen die we hebben getroffen;
- Of de beheersmaatregelen werken.
Deze risicoanalyse wordt besproken met de risico-eigenaren of risicobeheerder. En er vindt afstemming plaats met de verantwoordelijken voor het uitvoeren van de beheersmaatregelen. De risico’s zijn opgenomen in ons risicobeheersingssysteem.
Het inschatten van de kans keer de impact van frauderisico’s is geen eenvoudige zaak. Over 2025 is de top drie hetzelfde gebleven als voorgaand jaar. Het zijn risico's (na beheersing) op het gebied van inkoop, betalings- en personeelsproces:
- Inkoop: Het risico dat de bestelling van de goederen en of diensten niet onafhankelijk plaatsvindt. Of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.
- Betalingsproces/personeelsproces: Het risico dat niet-gemaakte kosten bewust worden gedeclareerd. En/of het risico dat privé-uitgaven worden gedeclareerd.
- Betalingsproces: Het risico dat facturen bewust worden geautoriseerd waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de provincie geleverde prestaties.
Ten aanzien van beheersmaatregelen kan het volgende worden gezegd: er zijn preventieve, detectieve en repressieve beheersmaatregelen. Voorbeelden van preventieve beheersmaatregelen zijn dat (interne en ingehuurde) medewerkers verklaringen afleggen op het gebied van integriteit (ambtseed, VOG, integriteitsverklaring). Er zijn meer specifieke detectieve maatregelen op het gebied van het inkoop genomen bij het aangaan van verplichtingen en het betaalproces.
Wordt er fraude geconstateerd? Dan treedt het frauderesponsplan in werking (repressieve maatregel). Daarbovenop is er een onregelmatigheden overleg ingesteld. Daarin worden casussen en signalen over onder andere fraude worden besproken. Ten aanzien van het afgelopen jaar is vastgesteld dat er geen fraudegevallente melden zijn. Wel was er sprake van een vermoeden van een integriteitsschending, wat aanleiding gaf tot een onderzoek. Dit vermoeden is onderzocht, waarbij is vastgesteld dat hier geen sprake van was.