3.5 Bedrijfsvoering

Het college van Gedeputeerde Staten stellen vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen, € 5,3 miljoen bedraagt. Dit is lager dan de daarvoor gestelde grens van € 11,8 miljoen. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van € 0,8 miljoen acceptabel op basis van door Provinciale Staten vastgestelde afspraken.

De totaal geconstateerde onrechtmatigheden betreffen:

In algemene zin kunnen afwijkingen op meerdere manieren aan het licht komen; a) uit de Interne Controle (1e lijn binnen het team van het desbetreffende proces), b) uit de Verbijzonderde Interne Controles (2e lijn door team AO/IC) en c) vanuit in de dagelijkse praktijk geconstateerde gevallen van vermoedens van onrechtmatigheid, geuit door medewerkers zelf (1e lijn). Dit betreft voornamelijk bevindingen van inkoopmedewerkers. Al deze afwijkingen worden bijgehouden in de afwijkingenadministratie.

Verantwoordingsgrens
Het totaalbedrag van de niet-acceptabele onrechtmatigheden ad € 4,5 miljoen blijft onder de verantwoordingsgrens. Hiervan komen een tweetal dossiers boven de rapportagegrens van
€ 0,5 miljoen. Deze dossiers worden behandeld onder het kopje begrotingscriterium en voorwaardencriterium. Volledigheidshalve merken we op dat bij het M&O-criterium geen bevindingen geconstateerd zijn.

Formele rechtmatigheidsfouten
Naast de afwijkingen in deze paragraaf worden ook formele rechtmatigheidsfouten onderkent. Formele rechtmatigheidsfouten zijn afwijkingen die niet meetellen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Conform de Kadernota rechtmatigheid 2025 is het wel mogelijk om deze afwijkingen te benoemen in de paragraaf Bedrijfsvoering. In het bijzonder wordt hiervoor verwezen naar de paragraaf 3.5.2 voor de uitspraak van de Raad van State inzake het verlenen van begrotingssubsidies.

De daling van de geconstateerde begrotingsonrechtmatigheden in 2025 in vergelijking met 2024 komt vooral door de aanpassing van de financiële verordening, met name omdat nu wordt beoordeeld op programmaniveau in plaats van beleidsdoel.

De overschrijding van de lasten op programmaniveau bedragen in totaal € 0,8 miljoen (zie punt 1a in bovenstaande tabel), waarvan € 0,8 miljoen acceptabel is (zie punt 4 in bovenstaande tabel).
De overschrijding van de investeringskredieten bedraagt in totaal € 0,5 miljoen en is niet-acceptabel (zie punt 1.b in bovenstaande tabel). Dit bedrag omvat 4 dossiers.

De afwijkingen zijn getoetst aan onze financiële verordening 2025 waarin wordt omschreven wat geaccepteerde afwijkingen zijn.

De lasten- en kredietoverschrijdingen en eventuele niet tijdig gemelde andere afwijkingen worden als acceptabel en passend binnen het bestaande beleid aangemerkt in de volgende situaties: 
a. een overschrijding van lasten die past binnen het bestaande beleid, veroorzaakt door een feit of gebeurtenis die zich voordoet op een moment dat er geen begrotingswijziging meer kan worden vastgesteld; 
b. een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren; 
c. een overschrijding op een open-einde regeling; 
d. een afwijking van baten en lasten die betrekking heeft op een beleidsdoel waarvoor een egalisatiereserve is gevormd, waarbij door Provinciale Staten reeds het mandaat is verstrekt voor mogelijke afwijkingen ten opzichte van de begroting.     
In de onderstaande tabel staat aangegeven welke categorie van toepassing is.

Toelichting van de acceptabele afwijking > € 0,5 miljoen is hieronder gespecificeerd:

Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de realisatie ten opzichte van de begroting volgens het laatste P&C-product over dat boekjaar, als onrechtmatig wordt beschouwd indien deze niet tijdig is gemeld. In het kader van financiële rechtmatigheid is het tijdig als wijzigingen ten opzichte van de begroting volgens het laatste P&C-product over dat boekjaar worden gemeld in P&C-producten gedurende het jaar of bij de jaarstukken. Lasten- en kredietoverschrijdingen zijn echter altijd onrechtmatig.

Voor een uitgebreide analyse van de overige afwijkingen verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.6 Verschillenanalyse van de jaarrekening.

Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden over 2025 zijn met  betrekking tot het voorwaardecriterium in totaal voor 4,0 miljoen aan afwijkingen aangetroffen. In totaal zijn 26 dossiers ‘onrechtmatig’ bevonden, waarvan 8 dossiers doorwerken uit 2024. De meest significante bevindingen kwamen in boekjaar 2025 met name voort uit onrechtmatigheden ten aanzien van aanbestedingen.

De individueel te rapporteren post die de rapportagegrens overschrijdt betreft de samenwerkingsovereenkomst met de provincie Zuid-Holland inzake het Merwedekanaal. Afhankelijk van de te wijzigen omgevingsverordening zal deze onrechtmatigheid eind 2026 kunnen worden opgelost.

Hieronder hebben wij de belangrijkste conclusies opgenomen met betrekking tot de Verbijzonderde Interne Controlewerkzaamheden (VIC) 2025.

Aanbestedingsproces
De VIC werkzaamheden voor de aanbestedingen omvatten onder andere het uitvoeren van werkzaamheden op aanbestedingsdossiers,  de review van aanbestedingsdossiers die door juristen van de provincie Utrecht zijn getoetst en de review van overige aangedragen dossiers.

De geconstateerde onduidelijkheden en onrechtmatigheden met financiële impact heeft de VIC integraal verwerkt in de Afwijkingenadministratie. Oorzaken voor deze onrechtmatigheden met een totaalbedrag van € 3,8 miljoen zijn het wezenlijk wijzigen van de opdracht, het knippen van een opdracht en het onrechtmatig verlengen van een opdracht.

Overige processen
De overige onrechtmatigheden hebben een gezamenlijk bedrag van € 0,2 miljoen. Deze geconstateerde onrechtmatigheden hebben betrekking op het personeels- en het verhuurproces.
Gezien de relatief beperkte omvang behoeven deze processen geen nadere toelichting.

Uit het voorgaande totaaloverzicht blijkt dat er geen onrechtmatigheden noch onduidelijkheden op basis van het M&O Criterium zijn aangetroffen.

Zoals reeds hierboven vermeld, wil het college van GS leren van de gesignaleerde afwijkingen en daartoe verbeteringen doorvoeren waarmee soortgelijke afwijkingen in de toekomst kunnen worden voorkomen.

De verbeteringen waarmee GS aan de slag gaat, omvatten:

• het evalueren van de gevolgde interne procedures rondom het opstellen en rapporteren over de begrotingsrechtmatigheid in 2026, teneinde het proces verder aan te scherpen;
• de provincie tussentijds blijven betrekken bij de analyses op de begrotingsrechtmatigheid en investeringskredieten;
• het organiseren van workshops om de benodigde inkoopkennis binnen de provincie te versterken;
• evalueren van de bevindingen door proceseigenaren en het actualiseren van risicoanalyses.